Le produit
Organiser un événement
n'a jamais été aussi simple.
Tes prestataires, tes budgets, tes documents et ton équipe au même endroit. Tu demandes, Clara trouve.
Clara
Elle cherche, elle crée, elle compare, elle relance.
Une phrase suffit. Trouver un traiteur, monter un festival, demander trois devis d'un coup — elle s'en occupe.
Qui peut assurer la sécurité pour 8 000 personnes ?
Deux prestataires de ta base sont agréés CNAPS pour cette jauge.
Elle trouve
Le traiteur de l'an dernier, son tarif, le bon numéro : elle sort la fiche de ta base en trois secondes.
Elle prépare
Trois demandes de devis, dates et jauge déjà remplies. Tu relis, tu envoies.
Elle relance
Un devis qui expire vendredi, un poste vide à trois semaines : elle te le dit avant que ça coince.
Tout est là dès le départ.
Rien à configurer.
Tes prestataires, tes événements, tes documents et ton équipe : tout au même endroit. Tu saisis une information une seule fois, elle apparaît partout où elle sert.
Base prestataires gratuite, sans limite · Sans carte bancaire
01 — Base prestataires
Tous tes prestataires en une seule page.
Le contact, le tarif de l'an dernier, les documents signés, ce que tu as noté après l'événement. Tout est là. Et s'il manque une information, tu la demandes depuis la fiche.
- Statut en quatre temps. Contacté, devis reçu, signé, payé — visible d'un coup d'œil sur la fiche comme dans la liste.
- Historique chiffré. Les éditions passées avec le montant facturé, pour juger si le devis de cette année tient la route.
- Le contact réel. La personne qui répond, son portable, et la note qui dit comment travailler avec elle.
02 — Événements
Tu vois ce qui manque. Tout de suite.
Qui est sur quel événement, quels prestataires restent à trouver, et dans combien de jours ça ouvre. Un clic sur l'un d'eux, et tes prestataires de la catégorie apparaissent.
- Postes typés. Chaque poste porte une catégorie : seuls les prestataires pertinents sont proposés, et leurs tarifs se comparent entre eux.
- Budget engagé en direct. Le montant du devis signé alimente l'engagé de son poste, sans double saisie.
- Duplication d'édition. Repartir de l'an dernier reprend les postes, les prestataires et les montants — les dates se réinitialisent.
03 — Devis & documents
Plus jamais de document perdu.
Devis, contrats, attestations : tout au même endroit. Tu ne cherches plus dans tes mails, tu ne relances plus de mémoire, et tu vois d'un coup d'œil ce qui attend une signature.
- Pas d'arborescence. Aucun dossier à créer ni à nommer. Le rattachement remplace le rangement.
- Le statut fait avancer le reste. Marquer un devis « signé » met à jour la fiche du prestataire et le budget engagé de l'événement.
- Échéances suivies. Un devis à signer dont la date approche remonte dans « à faire », avec le prestataire et le montant.
04 — Équipe
Chacun sa tâche. Chacun ses droits.
Tu répartis le travail, tu coches ce que chacun a le droit de voir, et tu suis les tâches sans relancer personne. Chacun ouvre son espace et sait quoi faire.
- Autorisations à la ligne. Voir les prestataires, modifier le budget, valider un devis : chaque droit s'accorde séparément, sans passer par des profils tout-ou-rien.
- Un rôle par événement. La même personne peut être régisseuse sur l'un et coordinatrice sur l'autre. Le rôle appartient à l'affectation, pas au profil.
- Tâches assignées et datées. Tu confies une tâche avec une échéance, elle apparaît dans le « à faire » de la personne et remonte quand la date approche.
- Disponibilités et conflits. Quelqu'un déjà affecté ailleurs sur les mêmes dates est signalé avant que tu ne l'annonces.
Tu gères déjà tes événements
Ton tableur t'a mené jusqu'ici.
Il ne t'emmènera pas plus loin.
Rien à jeter : ta méthode reste la même. C'est le classeur qui change.
| Aujourd'hui | devient | Avec Squena |
|---|---|---|
| Un onglet par événement, dupliqué chaque année | Une édition passée, reprise en un clic | |
| Les contacts dans un fichier, les devis dans les mails | Le contact et ses devis sur la même fiche | |
| « C'était combien l'an dernier ? » | Le montant de chaque édition, sur la fiche | |
| Tu relances de mémoire | Ce qui attend une signature remonte tout seul | |
| Une seule personne connaît le fichier | Chacun voit ce qui le concerne |
Tu importes ta liste de prestataires depuis un tableur, et tout ce que tu mets dans Squena t'est rendu sur simple demande. Rien n'est enfermé.
Ce que tu gagnes,
dès le premier événement.
Plus de tableur en double. Plus de devis perdu dans les mails. Plus de « c'était combien l'an dernier ? ». Tu marques un devis comme signé, et le poste, le budget et la fiche se mettent à jour ensemble.
- Devis signé
- Poste pourvu
- Budget engagé
- Fiche à jour
Base prestataires gratuite, sans limite · Sans carte bancaire
La méthode derrière l'outil
Squena est construit sur des façons de travailler qu'on explique en clair dans le blog. Elles valent même sans le produit.
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