Cahier des charges d'une soirée de gala : le dîner, le déroulé, les artistes

Tu organises un gala : une soirée de fin d'année, un anniversaire, une remise de prix, un dîner de charité. Il faut écrire ce que tu demandes aux lieux, aux traiteurs et aux artistes. Cet article est écrit pour toi qui commandes, dans une entreprise ou une association.

Sur la page de résultats, plusieurs places reviennent à des sujets d'examen de la mention complémentaire Organisateur de réceptions. Exemples : le n° 9 et le n° 7 de la session 2020 (relevé le 8 octobre 2026). Un jury y joue le client, et le candidat répond en professionnel de la réception. Si tu es le traiteur ou le lieu, ce n'est pas la bonne page : ici, on écrit la demande, pas la réponse.

La méthode d'une consultation a son article : le cahier des charges d'un événement. Le minute par minute a le sien : le conducteur d'événement. Ici, on reste sur ce qu'un gala ajoute.

Le fichier se télécharge sans formulaire. Remplace les durées, les lots et les réponses « Essentiel » de départ par les tiens. Avant de l'envoyer, retire l'onglet « Lots » : il liste les autres prestataires et leurs montants. Le budget est facultatif à annoncer : retire-le aussi de la copie que tu envoies si tu préfères le garder pour toi. Aucune règle légale n'y figure : elles sont dans cet article.

Ce que contiennent les cahiers des charges de gala publiés

Le premier exemple est un sujet d'examen de la session 2020, publié par l'académie de Versailles. Le jury y décrit un client : l'occasion, la date, le nombre de personnes, le lieu, les horaires, le budget. Le budget y est de « 300 € TTC / pers. (hors location salle) ».

Le second est un vrai cahier des charges d'organisateur. Le Comité Régional de Tourisme Provence-Alpes-Côte d'Azur l'a mis en ligne le 28 août 2024, pour choisir le traiteur de sa soirée de gala du 10 décembre 2024. Il annonce environ 220 personnes, trois temps forts (cocktail, dîner à l'assiette, soirée dansante), un budget indicatif de 24 000 € TTC et une fin à 3 heures au plus tard. Il demande « 22 tables rondes de 10 personnes et 220 chaises ».

Ce que tu en tires : un cahier des charges de gala dit ce qu'est la soirée, ce qu'elle exclut (la salle, la soirée dansante) et ce que chaque prestataire apporte. Le sujet d'examen l'écrit sans détour : « La soirée dansante n'est pas à chiffrer ». Son budget est TTC et par personne, alors que le modèle compte en HT : écris toujours HT ou TTC à côté d'un montant.

Le format du dîner décide des tables et du service

Un dîner placé, un cocktail dînatoire et un buffet ne demandent ni la même salle, ni le même personnel. MPI, association de professionnels de l'événementiel, parle de la restauration. Selon elle, une demande trop vague laisse trop de place aux hypothèses sur le format du repas, le style de service, les régimes, le personnel et l'horaire.

Ce choix se résume en un nombre : les places assises. Dans l'exemple du CRT, 22 tables de 10 donnent 220 places pour 220 personnes attendues. Le modèle fait ce produit, tables par places par table. Il passe la case en rouge quand un dîner placé a moins de places assises que d'invités. Demande aussi au lieu sa capacité pour ton format, assise et debout : l'une n'est pas l'autre.

Le ministère chargé de l'écologie définit l'établissement recevant du public (ERP), d'après le Code de la construction et de l'habitation. La définition couvre notamment les lieux où sont tenues « des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non ». À notre lecture, la salle louée pour un gala sur invitation en relève. La page écarte « les établissements n'accueillant que leurs salariés » : une soirée réservée à ton personnel, dans les locaux de ton entreprise, ne serait donc pas visée. Sa liste de types comprend aussi les chapiteaux et tentes.

Ce que tu en tires : un gala sous chapiteau est dans le même cas qu'un gala à l'hôtel. Demande à consulter le registre public d'accessibilité du lieu : depuis la loi du 11 février 2005, ces établissements doivent être accessibles à tous les types de handicap.

Le traiteur et le lieu : menus, allergènes, office

Dis au traiteur ce que le dîner doit être : le thème du menu, les régimes, le service, le personnel. MPI conseille de demander des menus estimés, des minimums, les frais de service et le personnel prévu. Elle ajoute qu'il est sage de demander comment les changements d'effectif pèsent sur la facture.

Les allergènes sont une obligation du professionnel. La fiche d'Entreprendre Service Public, vérifiée le 23 octobre 2025, est claire. Quand un plat servi au restaurant contient des allergènes, le professionnel doit mettre à disposition des clients « une information écrite mentionnant tous les allergènes ». La liste en compte quatorze. La règle vise les professionnels de la fabrication et de la vente, traiteurs compris, en France et dans l'Union européenne, pour les repas consommés sur place.

La même fiche écarte les ventes de charité, les foires, les fêtes et réunions locales. Elle ne dit pas si un dîner de gala de charité entre dans cette exception. Ce que tu en tires : demande dans tous les cas, par écrit, la liste des allergènes de chaque plat, avec le menu.

Demande aussi au lieu si le traiteur est libre ou imposé, s'il y a une redevance, et ce que comprend l'office. Le cahier de référencement du Palais des Festivals et des Congrès de Cannes (version du 31 janvier 2025) en donne un exemple. Il parle d'un traiteur « référencé », qui envoie au moins 15 jours avant l'événement une fiche de liaison sur la logistique et l'énergie. Le lieu peut lui mettre l'office à disposition « contre paiement d'un forfait », avec deux coffrets de 20 kW et le nettoyage. Le texte évoque aussi une redevance sur le chiffre d'affaires. Ces conditions valent pour ce lieu : un autre aura les siennes.

Le déroulé en grandes séquences

Le cahier des charges donne les grandes séquences, pas le minute par minute. Le lieu, le traiteur et l'équipe son doivent savoir quand les invités arrivent, quand on dîne, quand la musique démarre et quand tout s'arrête. Le modèle propose douze séquences, de l'accueil et du vestiaire au départ des invités, avec une durée de départ pour chacune. L'aperçu plus bas les montre toutes.

Écris l'heure d'arrivée des invités et l'heure de fin impérative. C'est l'heure où le lieu doit être vide, ou celle où s'arrête la prestation du contrat. L'exemple du CRT l'écrit ainsi : fin de prestation à 3 heures au plus tard. Dans le modèle, la première séquence démarre à l'heure d'arrivée : avec les durées de départ et une arrivée à 19 h, la soirée finit à 2 h.

Le modèle accepte une fin après minuit : saisis 02:00 pour deux heures du matin. Il calcule la fin de chaque séquence et la marge en minutes, et passe en rouge toute fin qui dépasse l'heure impérative. Une durée vide arrête le calcul des lignes suivantes : remplis-les de haut en bas. Pour glisser une séquence entre deux autres, copie une ligne du déroulé et insère-la à sa place : les heures qui suivent se recalculent.

Les longues soirées demandent un dernier réglage : les départs. Le CRT prévoit des transferts de retour vers les hôtels à 22 h 30, 23 h 15, minuit et 0 h 45. Il note que le nombre de participants « ira donc decrescendo » au fil de la soirée. Ce que tu en tires : donne les horaires de départ et le nombre d'invités à chaque départ, pas un seul chiffre pour toute la nuit.

Tenue, ambiance et décor

La tenue et le thème se disent d'abord aux invités, puis aux prestataires. Un thème commande le menu, le décor, la musique et même l'habit du personnel. Un des sujets d'examen demande de « Prévoir la tenue du personnel en rapport avec le thème ». Écris la tenue des invités, celle du personnel si elle compte, et le style du décor.

Pour le décor, écris ce que le lieu autorise : accrocher au plafond, poser des bougies ou des flammes, faire de la fumée, installer la veille. Ce sont les règles du lieu, pas une règle générale. Demande-les par écrit avant de commander. Le modèle a une colonne « Contraintes du lieu » pour chaque lot.

Le son et le bruit

Pour le son, la règle dépend du niveau, pas du type de soirée. Le guide du Centre d'information sur le bruit cite l'article R1336-1 du Code de la santé publique. Cet article vise les « lieux ouverts au public ou recevant du public » où le son amplifié dépasse le seuil de 80 dBA équivalents sur 8 heures. Le plafond est alors de 102 dBA et 118 dBC sur 15 minutes.

Ce plafond pèse sur « l'exploitant du lieu, le producteur, le diffuseur » qui a reçu par contrat la responsabilité de la sécurité du public, ou sur le responsable légal du lieu. Ce que tu en tires : demande au lieu s'il diffuse du son fort à titre habituel, et fais écrire au contrat qui répond du niveau sonore. Le conducteur d'événement détaille ce que « habituel » veut dire et les autres obligations.

La musique et les artistes : la Sacem et le Guso

La musique diffusée : la Sacem

Un gala diffuse de la musique. Le Code de la propriété intellectuelle pose le principe : toute représentation d'une œuvre faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit est illicite (article L122-4). Parmi les exceptions, l'article L122-5 cite les « représentations privées et gratuites effectuées exclusivement dans un cercle de famille ». À notre lecture, un dîner d'entreprise ou d'association n'est pas un cercle de famille.

Pour une association, la fiche de Service Public vérifiée le 6 mars 2026 demande l'autorisation de la Sacem (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique). Elle demande aussi, sauf exception, des droits d'auteur, même si la diffusion est gratuite pour le public. Pour la musique enregistrée (un DJ, une playlist), elle ajoute la rémunération équitable, due en plus des droits d'auteur. Des réductions peuvent être accordées, notamment si la demande part plus de 15 jours avant pour de la musique enregistrée, et au moins 15 jours avant pour des musiciens. Cette fiche vise une association et un événement public, pas une entreprise.

Le vademecum de la DREETS Auvergne-Rhône-Alpes est écrit pour les employeurs et les salariés du spectacle vivant. Il dit que l'entrepreneur du spectacle doit demander l'autorisation de l'auteur à une société de gestion avant toute exploitation. Il attribue la musique à la Sacem, et les chorégraphies ou les numéros de cirque à la SACD, la Société des auteurs et compositeurs dramatiques. Ce que tu en tires : écris qui fait la demande, toi, le lieu ou le prestataire son, et demande-en la preuve.

Un artiste engagé directement : le Guso

Le contrat par lequel on s'assure, contre rémunération, le concours d'un artiste du spectacle « est présumé être un contrat de travail » (Code du travail, L7121-3). L'exception vise l'artiste qui exerce dans des conditions impliquant son inscription au registre du commerce. Si tu l'engages toi-même, tu es donc son employeur. Un employeur occasionnel déclare par le Guso, le guichet unique. Selon la fiche de Service Public vérifiée le 24 décembre 2024, il faut deux conditions. L'employeur n'a pas pour activité principale d'exploiter un lieu de spectacles, ni de produire ou de diffuser des spectacles. Il fait occasionnellement appel en CDD à des artistes ou à des techniciens du spectacle vivant. La déclaration se dépose au plus tard 15 jours après la fin du contrat.

Ce que tu en tires : la question à écrire est « qui emploie les artistes ? ». Si tu achètes un spectacle, le vademecum cité plus haut demande de vérifier que tu n'es pas « l'employeur réel du plateau artistique ». C'est un guide régional, qui rappelle des règles nationales. L'entité qui vend doit être « juridiquement constituée » et exercer « une réelle activité économique ». Elle « décide seule de l'engagement et du licenciement des artistes et produit le spectacle ».

Les boissons : licence et buvette

Qui sert l'alcool, et avec quelle autorisation ? La fiche « Licences de débits de boissons » d'Entreprendre Service Public (vérifiée le 27 novembre 2025) pose la règle. Elle dit : « Tout établissement qui vend de l'alcool à consommer sur place ou à emporter doit posséder une licence ». La règle de la licence parle de vente. La fiche ne traite pas le cas d'un hôte qui offre l'alcool à ses invités.

Une association qui tient elle-même le bar de son gala est dans un autre cas. La fiche « Buvette ou bar tenu par une association », vérifiée le 16 mai 2024, lui permet d'ouvrir une buvette temporaire. Elle peut y vendre des boissons sans alcool et des boissons de moins de 18 degrés, avec l'autorisation du maire, cinq fois par an au plus. Une buvette réservée aux adhérents n'appelle aucune démarche particulière. Ce que tu en tires : demande à chaque prestataire de boissons qui vend, et de quelle licence ou autorisation il dispose. Pour un bar tenu par ton association, passe par ta mairie.

Vestiaire, sécurité, navettes et suivi des devis

Le vestiaire se dimensionne sur les invités : le modèle reprend leur nombre comme quantité de référence du lot « Vestiaire et accueil ». Écris s'il est gardé, s'il y a des tickets, et qui répond d'un objet perdu.

Pour la sécurité, dis ce que tu veux : l'entrée, la salle, une liste d'invités à contrôler. Un lieu peut avoir ses propres agents et ses propres consignes. Le Palais de Cannes demande ainsi à ses traiteurs, au moins 72 heures avant chaque prestation, le nom du responsable et la liste de son personnel. Les navettes ou le voiturier se calent sur le déroulé, avec leurs contraintes de lieu : accès, parking, point de dépose.

L'onglet « Lots » reprend ces points en treize lots, du lieu aux cadeaux. Pour chacun, tu notes le prestataire consulté, la date et le montant HT du devis, et s'il est retenu. En haut, le modèle compare les devis retenus au budget : rouge s'ils le dépassent. Un lot essentiel sans devis passe en ambre, une fois la date limite de réponse passée. Cet onglet est pour toi : retire-le avant d'envoyer le fichier.

Ce que Squena fait, et ce qu'il ne fait pas

Dans Squena, le type Soirée se décrit « Un lieu, un traiteur, une date », et le bouton « Le faire dans Squena » du modèle le présélectionne. La fiche d'un lieu porte « Capacité assise » et « Capacité debout ». Celle d'un traiteur porte « Type de service » (« Assis servi », « Buffet », « Cocktail », entre autres).

Pour chaque besoin, tu écris la description une fois : les prestataires consultés ensuite lisent la même. Tu peux joindre ton cahier des charges et choisir d'annoncer ou non le budget prévu.

Sur l'écran « Plan de salle », tu poses des tables, une scène, un bar et des sorties de secours. Il dit si « Tout le monde est assis » ou s'il y a des « Places manquantes » face aux invités attendus.

Limites : une table que tu poses sur le plan compte huit places, un nombre qui ne se règle pas (les tables de l'espace d'exemple en comptent dix, posées d'avance). Squena ne gère ni la liste des invités ni un plan de table nominatif, et il ne calcule pas le déroulé : le tableur le fait.