Conducteur d'événement : le déroulé minute par minute, construit à rebours

Le mot « conducteur » a plusieurs sens. Pour la télévision et la radio, c'est le document d'une émission. Ce guide parle du conducteur d'un événement, celui que lit la régie le jour J. Si tu cherches un déroulé, un conducteur technique ou un « modèle conducteur événement », ce sont des noms voisins pour le même besoin.

Sans lui, le programme vit dans la tête de l'organisateur. Le son ne sait pas quand la vidéo démarre. L'animateur ne sait pas combien de temps il a. Et personne ne remarque que la salle doit être vide à 18 heures tant que l'horloge ne le rappelle pas.

Conducteur, déroulé, conducteur technique : trois noms qui se recouvrent

Dans l'usage, ces mots se recouvrent. Le déroulé désigne souvent ce que le public voit. Le conducteur technique ajoute ce que font le son, la lumière et la vidéo. Le conducteur complet réunit les deux, avec les noms de ceux qui répondent de chaque ligne. C'est ce dernier qu'il faut avoir en main, parce qu'un déroulé sans la technique ne dit pas quand appuyer sur le bouton.

La fiche du régisseur général, publiée par la commission paritaire du spectacle vivant, décrit un métier : préparer, organiser et coordonner l'exploitation technique des spectacles, événements et manifestations de sa structure. Elle ne parle pas du conducteur. C'est notre lecture : le conducteur est l'outil de cette coordination, une seule feuille où le plateau, la technique et l'organisation lisent la même heure.

Le rétroplanning et la fiche technique ont chacun leur guide : ici, on reste sur le jour J.

Pourquoi le programme imprimé ne suffit pas

Le programme que tu remets au public dit ce qui se passe devant lui. Il ne dit rien de ce qui se passe derrière. L'équipe arrive tôt le matin. Le son fait sa balance. La vidéo se lance juste avant la fin d'un discours.

Le réflexe est d'ajouter ces détails dans un tableur, puis dans un mail, puis dans un message de groupe. Chacun garde sa version. Le jour J, la régie a une feuille, l'animateur une autre, et le traiteur la troisième.

Le conducteur règle ça en imposant deux choses. Une seule feuille fait foi. Et chaque ligne a un responsable, pas seulement un horaire.

Construis-le à rebours depuis l'heure de fin impérative

On construit souvent un conducteur dans le sens du temps : l'accueil, puis le mot d'ouverture, puis la première intervention. Ça marche jusqu'à la dernière séquence, qui tombe trop tard. Il est alors trop tard pour la raccourcir sans vexer quelqu'un.

Pars de l'autre bout. Note l'heure où le lieu doit être libéré, ou celle où la salle ferme. Puis pose les séquences en remontant. Chacune reçoit les minutes qu'elle peut se permettre, pas celles qu'elle voudrait.

Prends un exemple, avec des chiffres inventés pour le calcul. Le lieu ferme à 18 h 00. La clôture dure 10 minutes : elle commence au plus tard à 17 h 50. La table ronde de fin dure 45 minutes : elle commence à 17 h 05. Si le programme la place à 17 h 30, tu le vois tout de suite, avant l'événement et pas pendant.

Une durée résiste mieux qu'une heure. Une séquence écrite « 10 h 42 – 10 h 49 » paraît précise et se trompe dès le premier retard. Écrite « 7 minutes », elle décale toutes les suivantes du même retard. C'est pour ça que le modèle calcule les heures à partir des durées, et pas l'inverse. Il va vers l'avant : la marge, en bas, te dit de combien raccourcir pour tenir la fin impérative.

Les colonnes qui en font un script, pas une liste

Une liste d'horaires n'est pas encore un conducteur. Quelques colonnes de plus le transforment en document qu'une équipe peut suivre à l'oreille, casque sur la tête.

Ajoute au-dessus du déroulé les heures clés du jour : l'arrivée des équipes, la convocation, les balances et la répétition, l'ouverture des portes, le démontage. Ce sont les heures dont chacun a besoin en premier.

Ce que le conducteur technique doit tenir

Dès qu'un son amplifié est fort, le conducteur touche à la loi. Le Code de la santé publique limite le niveau sonore à 102 dB(A) et 118 dB(C), en moyenne sur 15 minutes. Pour les activités spécifiquement destinées aux enfants jusqu'à six ans révolus, les plafonds tombent à 94 dB(A) et 104 dB(C). Ces règles ne visent que les activités qui dépassent la règle d'égale énergie de 80 dB(A) sur 8 heures. Le guide du Centre d'information sur le bruit précise que la nature du son, musique ou discours, n'y change rien. À notre lecture, une conférence dont seule la voix est sonorisée peut rester sous le seuil : fais-le mesurer par ton prestataire son.

Le Centre d'information sur le bruit détaille les obligations selon le lieu. Trois obligations ne visent que les lieux qui diffusent du son amplifié à titre habituel, et les festivals. Il faut informer le public, offrir des protections auditives gratuites, et prévoir des zones ou des périodes de repos auditif. Ailleurs, pour un événement isolé, le Code ne fixe au public que le plafond de niveau sonore. Au-delà de 300 personnes de capacité, l'enregistrement en continu s'y ajoute, conservé au moins six mois. « Habituel » veut dire douze jours ou plus sur douze mois, ou plus de trois jours sur trente, précise l'arrêté du 17 avril 2023. Ces obligations pèsent sur l'exploitant, le producteur ou le responsable légal de l'activité.

Que met-on dans le conducteur ? Pas la loi, mais ses conséquences. Une ligne « période de repos auditif » entre deux concerts. Une ligne « information du public sur les risques auditifs » à l'ouverture des portes. Une case « responsable du niveau sonore » à côté du son, avec un nom. Si l'événement ne diffuse aucun son fort, ces lignes disparaissent, et le document reste court.

Les balances comptent, elles aussi. Une fiche de Samuel Ferreira (Grand Bureau), produite en partenariat avec le Centre national de la musique, prend le cas d'un festival. L'exposition sonore des équipes peut y commencer dès le matin avec les balances et finir tard le soir. Note-les dans le conducteur comme n'importe quelle séquence, avec leur durée et leur responsable.

Le montage et le démontage sont d'autres moments à risque : l'INRS cite les chutes de hauteur lors des montages, démontages ou en représentation. Il écrit que les accidents de plain-pied, la manutention et les chutes de hauteur sont les plus fréquents dans les arts du spectacle. Il pointe aussi la coactivité, c'est-à-dire plusieurs entreprises sur un même lieu de travail. Le conducteur aide : une heure et une zone par équipe, pour que personne ne travaille en hauteur sous un autre. Il ne remplace pas le plan de prévention que les employeurs établissent ensemble avant les travaux.

Cette page de l'INRS date de 2009 : elle donne l'ordre de grandeur des risques, pas la règle en vigueur. Pour les consignes d'évacuation et de sécurité d'un lieu, fie-toi à celles que le lieu te remet, et note qui les déclenche.

Des versions datées, et qui reçoit quoi

Un conducteur change jusqu'à quelques minutes avant l'ouverture des portes. Un numéro de version et l'heure de la mise à jour, sur la même ligne, disent à quelqu'un que la feuille qu'il tient n'est pas celle de la répétition d'hier.

Donne la version complète à la personne qui mène la conduite et à la régie. Donne à chaque intervenant et à chaque prestataire les seules lignes qui le concernent : un changement sur un autre intervenant n'a pas à passer par lui. Quand tu modifies une heure, passe le statut à « Modifié » au lieu de corriger en silence. Le statut se lit avant l'horloge.

Une limite avant de t'y fier : le modèle ne gère pas un événement qui passe minuit. Les calculs supposent un seul jour calendaire. Si la fin est après minuit, coupe le déroulé en deux feuilles. Autre limite : une durée laissée vide arrête le calcul des lignes suivantes, parce qu'il n'y a plus de fin à reprendre. Remplis les durées dans l'ordre. Tant qu'une durée manque, la marge en bas est trop optimiste : elle ne compte que les séquences chronométrées.

Où il vit une fois l'événement lancé

Dans Squena, le conducteur rempli se dépose comme un document de l'événement : les fichiers Excel et PDF sont acceptés, et il reste rattaché à l'événement. À côté, l'équipe s'affecte à l'événement avec un rôle, sur toute la durée ou sur un créneau. Le créneau se règle par une date de début et une date de fin, pas par des heures. Un régisseur peut ainsi arriver la veille pour le montage, et un technicien n'être là que le jour de son intervention.

Squena ne calcule pas le conducteur. Les heures, les marges et l'alerte de dépassement vivent dans le tableur ; Squena garde le fichier, l'équipe et ses créneaux, qui se comptent en jours, pas en minutes.