Bon de commande prestataire : acompte, facture et délais de paiement

Le devis du traiteur est accepté. Il reste à commander pour de bon, à verser l'acompte, à recevoir la facture, puis à la payer à la bonne date. Cet article est écrit pour toi qui commandes et qui paies, pour ton activité : une agence, le service événementiel d'une entreprise. Beaucoup de pages sur le bon de commande parlent au prestataire qui facture. Celle-ci, non.

Elle vise les achats entre professionnels, en France. Si tu organises à titre privé un mariage ou une fête de famille, d'autres règles te protègent : celles du Code de la consommation. Pour une association, une collectivité ou un acheteur public, vérifie les règles qui s'appliquent à ta situation. Cette page ne les traite pas.

Le contrat, ses clauses d'annulation et de force majeure ont leur propre article, proposé en fin de page. Ici, on suit l'argent : du bon de commande au dernier virement.

Le fichier se télécharge sans formulaire. Il t'aide à suivre ce que tu dois ; il ne remplace ni ton comptable ni un juriste.

Le bon de commande : ton acceptation, par écrit

Le Code civil pose la règle : le contrat est formé par la rencontre d'une offre et d'une acceptation. Le devis du prestataire est son offre. Ton bon de commande, s'il le reprend tel quel, en est l'acceptation, écrite et datée, tant que le devis est valable. Si tu as déjà signé le devis, le contrat est formé : le bon le confirme et lui donne un numéro.

Attention au bon qui corrige le devis. Selon l'article 1118 du Code civil, l'acceptation non conforme à l'offre est dépourvue d'effet, sauf à constituer une offre nouvelle. Ce que tu en tires : un bon qui s'écarte du devis devient une offre nouvelle, que le prestataire doit accepter à son tour. Cela vaut pour un prix, une quantité ou une date, et en principe pour un acompte ou un délai que le devis ne prévoyait pas.

Même prudence avec tes conditions générales d'achat, si ton organisation en a. Quand celles du prestataire et les tiennes se contredisent, les clauses incompatibles sont sans effet. Écris donc dans le bon lui-même ce qui compte pour toi : l'acompte, le délai de paiement, l'adresse de facturation. Puis fais-le signer par le prestataire, comme le prévoit le modèle : c'est ainsi qu'il accepte ce que le bon ajoute au devis.

Le bon de commande est une bonne pratique plus qu'une formalité. Dans son guide de novembre 2024, l'Observatoire des délais de paiement présente la signature d'un bon de commande comme « un préalable souhaitable » à la prestation (p. 7). Le Code de commerce prévoit que la facture mentionne son numéro « lorsqu'il a été préalablement établi par l'acheteur ». Autrement dit : si tu en fais un, le prestataire doit le citer.

Ce que le bon de commande reprend

Le guide de l'Observatoire recommande (p. 7) d'y écrire l'entité à facturer chez toi, l'adresse d'envoi de la facture et un contact. Une facture mal adressée peut s'égarer. Ce que tu en tires : le délai part de l'émission de la facture, ou de la prestation pour le délai par défaut, pas de son arrivée chez toi. Voici les rubriques du modèle, et ce que chacune t'évite.

L'acompte : un engagement, pas des arrhes

L'acompte est souvent la première somme qui sort. Avant de la verser, sache ce qu'elle engage. Pour les particuliers, l'administration définit l'acompte comme un premier versement : le client et le professionnel sont alors tenus de respecter leurs engagements. Les arrhes, au contraire, laissent chacun libre de se retirer. Le Code civil fixe le prix de ce retrait, pour une promesse de vente : celui qui a donné les arrhes les perd, celui qui les a reçues rend le double.

Quand le contrat ne dit rien, une somme versée d'avance est présumée être des arrhes. Mais cette règle du Code de la consommation ne vise que le contrat conclu entre un professionnel et un consommateur. Ce que tu en tires : entre professionnels, ne compte pas sur elle. Écris le mot « acompte » dans le bon de commande, et ce que devient la somme si l'un de vous deux annule.

Le montant se négocie. Les articles du Code de commerce sur la facture et les délais de paiement (L441-9 à L441-11) ne fixent aucun pourcentage d'acompte. Pour les particuliers, l'administration écrit que son montant est librement déterminé par le vendeur, et qu'il se négocie avant le contrat. Entre professionnels, les conditions générales de vente sont elles aussi une base de négociation : discute le pourcentage et l'échéance avant de signer, puis écris-les avec une date.

Une fois l'acompte versé, demande sa facture. Selon la doctrine fiscale, tout assujetti à la TVA délivre une facture pour les acomptes qu'il reçoit avant la prestation. Cette facture porte la date à laquelle l'acompte est versé, à la place de celle de la prestation.

La facture : ce que tu vérifies avant de payer

Le Code de commerce oblige le prestataire à délivrer sa facture dès la réalisation de la prestation, et toi à la réclamer. Elle mentionne la date à laquelle le règlement doit intervenir, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Et le numéro de ton bon de commande, si tu en as fait un.

La liste complète des mentions obligatoires est sur le site de l'administration. Voici celles que tu contrôles en premier.

• La date d'émission et un numéro unique.
• La date de la prestation, ou celle du versement pour une facture d'acompte.
• L'identité du prestataire, avec son numéro Siren, et la tienne.
• Le numéro de ton bon de commande.
• Le numéro de TVA intracommunautaire du prestataire, sauf pour une facture de 150 € HT ou moins. Un prestataire en franchise en base de TVA n'en a en principe pas : sa facture porte « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
• Pour chaque ligne : la quantité, le prix unitaire HT, le taux de TVA.
• Les totaux HT et TTC, et la date de règlement.
• Le taux des pénalités de retard et l'indemnité de 40 €.

Rapproche ensuite la facture du bon, ligne par ligne : mêmes quantités, mêmes prix, même taux. Mais une mention manquante ne te donne pas un délai de plus. Le guide de l'Observatoire le dit (p. 13) : une mention absente ou erronée n'autorise pas à payer en retard, dès lors que la facture permet d'identifier la dette. Il rappelle aussi (p. 17) l'obligation de rendre possible le règlement des montants non contestés. Si une ligne pose problème, paie le reste à l'échéance.

La facture change aussi de forme. Selon l'administration, toute entreprise doit être en mesure de recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. La réception passe par une plateforme agréée, seul intermédiaire reconnu par l'administration fiscale. Entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA, l'obligation d'émettre ces factures vaut depuis la même date pour les grandes entreprises et les ETI. Elle vaudra au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. Ces factures portent des mentions nouvelles, dont le numéro Siren du client : donne le tien dès le bon de commande.

Valider la prestation sans décaler l'échéance

Tu peux prévoir une procédure pour vérifier que la prestation est conforme. Le Code de commerce limite sa durée à 30 jours après la prestation. Elle ne peut ni allonger les plafonds du délai convenu (60 jours, 45 jours fin de mois, 45 jours pour une facture périodique) ni en décaler le départ. Dans les deux cas, seule une clause expresse du contrat, sans abus, permet de faire autrement. Ce que tu en tires : si tu as besoin de temps pour valider, écris-le dans le contrat ou dans le bon que le prestataire signe. Sinon, l'échéance ne bouge pas.

Le guide de l'Observatoire conseille (p. 8) de nommer, des deux côtés, la personne qui valide la prestation. Il propose aussi de formaliser un « bon à payer » dès qu'elle est conforme. Pour un événement, la prestation se juge souvent le jour même : note ce bon à payer sans attendre.

Les délais de paiement : par défaut, convenu, plafond

Payer à l'heure n'est pas qu'une politesse. Le rapport annuel de l'Observatoire des délais de paiement a été remis le 23 septembre 2026. Selon lui, sans retards de paiement, les PME et les micro-entreprises auraient disposé de 13 milliards d'euros de trésorerie en plus. Fin 2025, ces retards s'établissaient à 13,4 jours en France, un peu au-dessus de la moyenne européenne.

Le Code de commerce fixe quatre repères. Sauf disposition contraire, le délai ne dépasse pas 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. Un délai convenu entre les parties ne dépasse pas 60 jours après la date d'émission de la facture. Par dérogation, un délai de 45 jours fin de mois après la facture peut être convenu, s'il est expressément écrit dans le contrat et sans abus manifeste envers le prestataire. En cas de facture périodique, le délai convenu ne dépasse pas 45 jours après son émission.

Ces plafonds valent pour le cas général. Certains secteurs ont leurs propres plafonds (article L441-11), listés par l'administration. Pour les achats de produits alimentaires périssables et de plats cuisinés, c'est 30 jours au plus après la livraison. Si ton traiteur te livre des plats cuisinés, vérifie avec lui ce plafond. Pour le transport routier de marchandises et la location de véhicules avec ou sans conducteur, c'est 30 jours au plus après la facture.

45 jours fin de mois : deux calculs, à écrire

L'article L441-10 ne dit pas comment compter « 45 jours fin de mois ». L'administration admet deux méthodes, et demande aux deux parties de s'accorder au préalable sur celle qu'elles retiennent.

Quinze jours d'écart sur une même facture. Écris donc la méthode dans le bon de commande. La liste de délais du modèle propose les deux : choisis celle que ton contrat retient.

Payer en retard : pénalités, 40 € et amende

Les pénalités de retard sont exigibles le jour qui suit la date de règlement inscrite sur la facture, sans qu'un rappel soit nécessaire. Leur taux est celui des conditions du prestataire, sans pouvoir descendre sous trois fois le taux d'intérêt légal. À défaut, c'est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne, majoré de 10 points. Pour le second semestre 2026, l'administration le chiffre à 12,40 %.

S'ajoute une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, fixée à 40 euros par le Code de commerce. Selon l'administration, elle est due pour chaque facture payée en retard, une seule fois et non par jour, même si tu en as payé une partie. La même fiche précise qu'elle ne s'applique qu'aux actes de commerce, comme l'achat-revente, et pas aux baux commerciaux ni à la location avec option d'achat. Si ses frais réels sont plus élevés, le prestataire peut demander un complément, sur justificatifs.

Le retard peut aussi coûter une amende. Pour qui ne respecte pas les délais, elle peut atteindre 75 000 € pour un entrepreneur individuel et 2 millions d'euros pour une société. En cas de récidive dans les deux ans suivant une première sanction devenue définitive, ces plafonds passent à 150 000 € et 4 millions d'euros. En 2025, la DGCCRF a contrôlé 882 établissements, avec un taux d'anomalies de 54,2 %.

L'échéancier : une ligne par paiement

Un acompte, puis un solde, chez dix prestataires : vingt échéances qui ne tombent pas le même jour. Note chaque paiement au moment où tu reçois la facture, avec sa date et le délai convenu. L'échéance se calcule, et une ligne en rouge te montre ce qui est en retard avant que le prestataire ne t'appelle.

Côté paiement, le guide de l'Observatoire recommande (p. 16) les moyens dont le prestataire connaît la date d'encaissement avant l'échéance, comme le virement. Le chèque, lui, allonge le délai d'encaissement. Et le Code de commerce répute le règlement réalisé à la date où les fonds sont mis à la disposition du bénéficiaire. Ce n'est donc pas la date de ton ordre de virement qui compte : laisse aux fonds le temps d'arriver. Dans l'échéancier, note dans « Payé le » la date où l'argent arrive chez le prestataire.

Ce que Squena fait, et ce qu'il ne fait pas

Dans Squena, un prestataire avance de stade en stade, de « Piste » à « Signé » puis « Payé ». Sous « État d'avancement », puis « Plus d'options », il porte trois montants : « Devis reçu », « Engagé (signé) » et « Payé », ce qui est réellement parti, un acompte puis le solde. Le payé se déclare à partir de « Signé », avec les droits « Voir les montants » et « Marquer comme payé ».

Quand un prestataire répond à ta demande de devis depuis son lien, il peut remplir « Acompte demandé » et « Acompte attendu pour le ». Avant que tu le passes à « Signé », Squena demande son SIRET et un moyen de le joindre. Une facture déposée avec les documents de l'événement est rangée sous « Facture » si son nom contient ce mot. Un mot lu avant, comme « devis », « contrat » ou « bon de commande », la range ailleurs. Ce type ne se change pas ensuite.

Squena n'écrit pas de bon de commande. Il ne calcule ni l'échéance d'une facture ni les pénalités, et ne te prévient pas d'un paiement à faire : garde l'échéancier pour ça. Le payé reste une déclaration, que personne ne revérifie, et Squena ne l'importe pas depuis ta banque.