Cahier des charges d'un séminaire d'entreprise : la trame à envoyer aux lieux

Tu prépares un séminaire pour ton entreprise, et tu dois écrire ce que tu vas demander aux hôtels, aux domaines ou à une agence. Cet article est écrit pour toi, qui commandes. Si tu es un lieu et que tu cherches un modèle de proposition, ce n'est pas la bonne page. Il ne t'aide pas non plus à choisir un lieu : il t'aide à écrire la demande.

La méthode générale, un cadre commun puis une ligne par prestataire, a son article : le cahier des charges d'un événement. Ici, on reste sur ce qu'un séminaire ajoute : un groupe qui travaille, mange et parfois dort au même endroit, pendant un ou plusieurs jours.

Le fichier se télécharge sans formulaire. Les critères et les pièces attendues sont préremplis : change-les, et remplace les lignes d'exemple du programme par le tien. Le budget est facultatif à annoncer : retire-le de la copie que tu envoies si tu préfères le garder pour toi.

Ce que le séminaire change au cahier des charges

Le séminaire est le cas courant de l'événement d'entreprise. Selon une étude du cabinet EY pour Atout France, présentée le 28 novembre 2019, 54 % des 380 000 événements d'entreprise et d'institution organisés en 2018 en France métropolitaine étaient des séminaires. Leur objet : la réflexion commune ou la définition d'axes stratégiques. Ce sont des données de 2018 : lis-les comme un ordre de grandeur.

Ce que tu en tires pour ton document : les forfaits relevés plus bas se composent par blocs, la journée, la nuit, le dîner. Ton cahier des charges doit donc dire le programme temps par temps, et les blocs que tu veux comparer d'un lieu à l'autre.

Les objectifs, les participants et les dates

Pourquoi tu réunis ces personnes

MPI, association de professionnels de l'événementiel, écrit que « the first job of an RFP is to explain what the event is trying to accomplish ». En français : une demande de propositions explique d'abord ce que l'événement doit accomplir. Pour un séminaire, écris l'objectif en une ou deux phrases : aligner une équipe sur la stratégie de l'année, former, fêter un résultat. Un lieu qui lit « réflexion stratégique » n'imagine pas la même salle que pour une remise de prix.

Donne ensuite le nombre de participants et leur profil : équipe de direction, commerciaux, tous les sites. Dis si ce nombre peut bouger. Les deux autres feuilles du modèle le reprennent : une ligne de programme ou de nuits qui dépasse ce nombre passe en rouge. Écris aussi la zone et le type de lieu recherchés : hôtel, domaine ou centre de séminaires.

Les dates, et leur souplesse

Donne une date de début et de fin, puis dis ce qui peut bouger : un jour avant, une semaine après, un autre mois. Cite aussi les dates à éviter. Un lieu qui sait que tu es souple a plus de chances de te proposer une date libre.

Le programme par demi-journée, avec les salles

C'est la partie qui distingue le séminaire. Écris une ligne par temps : le jour, le créneau (matin, après-midi, soir), la nature du temps, la disposition de la salle, le nombre de personnes et le matériel. Le lieu voit ainsi combien de salles il lui faut, et à quelle heure.

MPI conseille de dire les besoins d'espace : le bloc de chambres, les séances générales, le nombre de sessions en parallèle. Elle ajoute qu'un calendrier général ne suffit pas toujours. Mieux vaut montrer quand ont lieu les temps forts, combien de temps les salles servent, et où la pression technique ou en personnel monte.

Un détail évite un devis faux : les sous-commissions. Dis combien de groupes travaillent en parallèle, et leur taille. Sans cela, le lieu chiffre une seule salle. Une activité se note comme les autres temps : dis si elle se tient sur place ou à l'extérieur.

Hébergement, repas, accès et accessibilité

Les nuits : chambres individuelles et doubles

Pour chaque nuit, écris la date et le nombre de chambres individuelles et doubles. Le lieu chiffre des nuitées : une personne logée pour une nuit. Tout le monde ne dort pas sur place : dis qui rentre chez soi, car l'écart change la taille du bloc de chambres. Demande aussi ce que le prix comprend, petit-déjeuner et parking compris ou non.

Les repas et les régimes

Donne le nombre de repas, de pauses et de cocktails, et les régimes à prévoir : végétarien, sans porc, allergies. Pour la restauration, MPI conseille de demander des menus estimés, des minimums, les frais de service et le personnel prévu. Demande-les par écrit : un minimum non dit, de couverts ou de dépense, pèse sur le prix.

L'accès et le transport

Dis d'où viennent les participants et comment ils arrivent : gare, aéroport, voiture. Demande au lieu la distance à la gare la plus proche, le parking et une éventuelle navette. Si tu veux qu'on puisse venir en train, écris-le : c'est un critère de choix à pondérer.

L'accessibilité

Un hôtel, un restaurant ou un lieu qui reçoit des groupes extérieurs (domaine, centre de séminaires) entre dans la définition d'un établissement recevant du public. Ce sont des locaux où des personnes sont admises librement ou moyennant une rétribution. Selon le site du ministère chargé de l'écologie, depuis la loi du 11 février 2005, ces établissements doivent être accessibles à tous les types de handicap. Quatre familles : moteur, auditif, visuel, et mental, cognitif ou psychique. Chacun doit aussi tenir un registre public d'accessibilité. Dans un bâtiment existant, des dérogations restent possibles, pour quatre motifs dont l'impossibilité technique.

Cette règle s'impose au lieu, pas à ton séminaire. Ce que tu en tires : demande à chaque lieu ses dispositions, salle par salle et pour les chambres, avec son registre. Si un participant a un besoin précis, écris-le dans le cahier des charges.

Le budget : par personne ou global, et les mots des forfaits

Tu peux annoncer un budget par personne ou un budget global. Le modèle accepte les deux : un montant par personne, multiplié par le nombre de participants, donne le total. Écris aussi ce que le budget doit comprendre : salle, repas, nuits, technique, activités.

Les lieux vendent souvent des forfaits aux mêmes noms. Sur le site d'un hôtel du Finistère, relevé le 1er octobre 2026, ils se composent ainsi.

Un hôtel de la Drôme, relevé le 1er octobre 2026, compose les siens de façon voisine : le semi-résidentiel est la journée d'étude, une chambre single et le petit-déjeuner du lendemain. Le résidentiel y ajoute un dîner hors boissons, avec un menu en supplément de 15 € par personne. Les écarts se logent donc dans les lignes : boissons, suppléments. Le mot peut même changer de sens : l'agence Moon Group écrit en 2021 que sa version semi-résidentielle n'inclut ni repas ni hébergement. Demande la liste de ce que chaque forfait comprend, et compare sur cette liste.

Demande aussi les prix HT et TTC, poste par poste. Le BOFiP, la doctrine de l'administration fiscale, indique que l'hébergement du secteur hôtelier est taxé au taux réduit de 10 %. Les services proposés avec lui, comme le petit-déjeuner, relèvent en principe de leur taux propre. Exception : ils forment avec l'hébergement une opération unique et de caractère accessoire. Les deux conditions se cumulent, et un service en option est un indice de dissociation. Ce que tu en tires : un forfait n'a pas forcément un seul taux. Pour la salle et les repas, demande le taux appliqué.

MPI conseille d'écrire la fourchette de budget quand c'est possible, et de signaler dès la demande les clauses qui pèsent sur le budget : annulation, force majeure, calendrier de paiement, parmi d'autres. Le but : ne pas découvrir ces conditions après une proposition séduisante.

Les critères de choix propres au séminaire

Pondérer les critères, caler le calendrier de la consultation et lister les pièces attendues se font comme pour tout événement : c'est la méthode du cahier des charges d'un événement. Pour un séminaire, quatre critères sont propres au sujet.

• Les salles et leurs dispositions : une plénière pour tout le groupe, les salles de sous-commission, et les bonnes dispositions.
• L'accès : la distance à la gare, le parking, la navette.
• L'hébergement et la restauration : les nuits, les régimes, ce que le forfait comprend.
• Les visites de site : le calendrier du modèle a une étape pour elles.

Pour un achat privé, aucune règle ne fixe les délais de la consultation. Laisse assez de jours entre les propositions et le choix pour visiter les lieux retenus : une salle et des chambres se jugent sur place.

Ce que Squena fait, et ce qu'il ne fait pas

Dans Squena, tu crées l'événement en trois étapes : le type, les essentiels, les besoins. Le type Séminaire s'y décrit « Un groupe, un lieu, quelques jours », et le bouton « Le faire dans Squena » du modèle ouvre la création avec ce type présélectionné. Les essentiels prennent le nom, les dates, le nombre de participants et le budget prévu. Les besoins comptent, par famille (Hébergement, Lieu, Restauration & boisson, Technique, Autre), ce qu'il te reste à trouver : ce sont les prestataires à pourvoir.

Pour chaque besoin, tu décris ce que tu veux une fois, avec les quantités, et tu consultes plusieurs prestataires : les suivants lisent la même description. Limite : Squena ne gère pas les inscriptions des participants, dont seul le nombre se renseigne, ni l'hébergement chambre par chambre. La feuille des nuits reste dans le tableur.