Feuille de route d'événement : le document du jour J, avec modèle Excel

« Feuille de route » désigne au moins deux documents. Pour GanttPRO, un éditeur de logiciels de gestion de projet, c'est « une description simplifiée des caractéristiques clés et des résultats de votre projet ». Lulu Événements, une agence montréalaise, appelle ainsi un plan à suivre « étape par étape », de six mois avant l'événement jusqu'au bilan. Dans le métier de l'événement et du spectacle, c'est aussi la feuille du jour J. Ce guide traite ce dernier sens. Un plan daté à rebours, comme celui de Lulu, s'appelle un rétroplanning et a son propre article, proposé en fin de page.

Billetweb, une billetterie en ligne, décrit la feuille du jour J comme le déroulé de l'événement « pour chacune des personnes impliquées ». Selon lui, elle détaille l'heure d'arrivée et de départ, l'adresse du logement, les heures de pause et de repas. Lab Event, un éditeur de logiciels pour l'événementiel, y voit un document qui fournit « un bref résumé concernant l'événement ». Il y range le déroulé, le nombre de participants, le budget, la liste des contacts. Ce que tu en tires : le budget n'a pas sa place sur la feuille d'un technicien.

Ce guide est écrit pour toi qui organises : une agence, le service événementiel d'une entreprise, une association, un festival. Il vise un événement en France. Le conducteur, qui chronomètre le programme, et la fiche technique, qui liste ce que le lieu et les prestataires doivent fournir, ont chacun leur guide.

Ce modèle de feuille de route événementiel se télécharge sans formulaire. Il t'aide à préparer le jour J ; il ne remplace ni le contrat d'un intervenant, ni l'avis d'un juriste. Le bouton « Le faire dans Squena » ouvre la création d'un événement : Squena ne produit pas cette feuille (voir la dernière section).

Feuille de route, conducteur, fiche technique : qui lit quoi

Le mot flotte d'un milieu à l'autre. Le Wikiterritorial du CNFPT, le Centre national de la fonction publique territoriale, est un wiki de préparation aux concours. Sa page de novembre 2018 sur l'accueil technique des spectacles prend l'exemple d'un concert : elle éclaire, elle ne fait pas la règle. Elle écrit que le rider est une « feuille de route » qui précise « les horaires (arrivée, déchargement, balance, début et fin du concert, départ…) ». Ce que tu en tires : le rider vient de l'artiste et dit ce qu'il demande ; la feuille de route vient de toi et dit ce que tu as organisé pour lui.

Ce que la feuille de route contient

Billetweb la décrit comme un tableau chronologique qui commence « dès le premier déplacement du premier membre de l'équipe », avec en haut les contacts des référents. Le modèle reprend l'en-tête, pas la chronologie : les accès et le responsable en haut, les horaires clés dans un bloc, puis une ligne par personne et les urgences.

Les mots du métier

Billetweb définit les termes que ta feuille emploie. Les balances sont les « tests son et lumière de la représentation ». Le run est le trajet entre le logement et le lieu du spectacle. Pour le couvre-feu, ou curfew, sa définition est : « heure à laquelle le lieu doit être vide de public et de personnel ».

Hébergement et repas

Pour l'hébergement, le wiki du CNFPT juge important de donner « les coordonnées précises du lieu d'hébergement (adresse, téléphone, accessibilité) et ses horaires (heure de fermeture, code d'accès) ». L'onglet « Hébergement » du modèle n'a pas de colonne pour l'heure de fermeture ni le code d'accès : ajoute-les dans « Contact ».

Un extrait pour chaque public

Billetweb distingue deux versions : celle de l'équipe d'organisation, qui est « un peu plus complète », et celle des artistes. Le tableau dit ce que chaque public lit en priorité ; ses deux premières lignes suivent Billetweb.

Billetweb donne un exemple de vérification : le temps de transfert de l'hôtel respecte-t-il la condition du logement, « situé à maximum vingt minutes du lieu de représentation » ? Pour les bénévoles, le wiki du CNFPT propose, en « Semaine -3 », d'établir « les fiches de tâches (pour les bénévoles) ». Animafac, le réseau des associations jeunes et étudiantes, propose un modèle de feuille de route en disant : « attribuez et répartissez les tâches entre les bénévoles présent.e.s le jour J ».

Ta feuille porte des numéros de téléphone. Pour la CNIL, les données personnelles doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Ce que tu en tires : envoie à chacun un extrait, pas le fichier entier : l'en-tête, sa ligne et les contacts d'urgence. Les téléphones des autres restent dans ta version complète.

Les heures sur place ne sont pas le travail effectif

Ce que le modèle compte

Le modèle calcule les heures sur place de chaque personne, de son arrivée à sa fin prévue. La ligne passe en rouge au-delà d'une limite que tu règles, 12 heures au départ. Dans l'exemple ci-dessous, le régisseur général arrive à 6 h 30 et finit à 20 h : 13,5 heures, donc une ligne rouge.

Cette limite n'est pas une règle de droit. Elle compte la présence, alors que la loi parle de travail effectif. Le Code du travail définit le travail effectif. C'est le temps pendant lequel le salarié est « à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ». Le repas et les pauses comptent comme du travail effectif lorsque ces critères sont réunis.

Ce que dit le Code du travail, et à qui

Ces repères valent pour un salarié d'un employeur de droit privé, ou d'un établissement public à caractère industriel et commercial. Ils ne visent ni un bénévole ni un agent public. Pour un intermittent du spectacle, ils se lisent avec sa convention collective : voir plus bas.

Trois catégories de salariés ont des règles propres : le cadre dirigeant, le salarié au forfait en jours et le jeune de moins de 18 ans.

Bénévoles et intermittents

Dans une association, un bénévole n'est pas un salarié tant qu'il n'est ni rémunéré ni placé sous un lien de subordination. Le guide du bénévolat 2024-2025 est publié sur le site du ministère chargé de la vie associative et vise les associations. Il écrit que le bénévole « n'est soumis à aucun lien de subordination juridique », et qu'il peut être dédommagé de ses frais, hébergement compris. Il range aussi la requalification en contrat de travail parmi les risques d'une rémunération, avantages en nature compris. Ce que tu en tires : les articles ci-dessus parlent du salarié, pas du bénévole.

Un artiste ou un technicien intermittent du spectacle, engagé par un employeur occasionnel, est un salarié. Le Guso s'adresse à un employeur qui embauche occasionnellement en CDD. Son activité principale ou son objet n'est ni d'exploiter un lieu de spectacles, ni de produire ou de diffuser des spectacles. Selon la fiche du Guso sur service-public.fr, cet employeur doit lui faire bénéficier de l'une de deux conventions collectives. L'une vise les entreprises du secteur privé du spectacle vivant, l'autre les entreprises artistiques et culturelles. Or une convention ou un accord, d'entreprise ou à défaut de branche, peut porter la durée quotidienne à 12 heures au plus. Il faut pour cela une activité accrue ou des motifs d'organisation. Un tel texte peut aussi déroger au repos de 11 heures, dans des conditions fixées par décret. Ce que tu en tires : pour ces équipes, le chiffre qui compte peut figurer dans la convention, que cet article ne lit pas. Les techniciens d'un prestataire sont souvent ses salariés, parfois des indépendants : demande à son responsable leur statut et, s'ils sont salariés, leur convention.

Deux calculs, avec des heures inventées

Reprends le régisseur général de l'exemple : 13,5 heures sur place. Retire deux heures de pause pendant lesquelles il peut quitter le site librement : il reste 11,5 heures de travail effectif. C'est au-dessus des 10 heures du Code du travail pour un salarié, hors dérogation. Autre cas : un démontage qui finit à 2 h. Un salarié sans dérogation ne peut pas être convoqué avant 13 h le lendemain, onze heures de repos plus tard.

Le modèle ne vérifie ni les pauses, ni le repos entre deux journées, ni la semaine : il compte une feuille par jour. Règle la limite plus bas, à 10 par exemple, si tu veux voir les journées à vérifier.

Les urgences : ce que la feuille doit porter

Mets d'abord dans le bloc des urgences les numéros nationaux. Le site Ma Sécurité du ministère de l'Intérieur les donne dans sa page « Les numéros utiles nationaux », mise à jour le 13 juillet 2026.

Ce que tu en tires : ces numéros sont la base, pas le plan. Écris à côté de chacun qui appelle, et qui attend les secours à l'entrée, avec l'adresse exacte du lieu et le point d'accès. C'est un conseil de méthode, pas une règle.

Le wiki du CNFPT place « Installer les civières et la trousse de premiers secours au point infirmerie » dans l'après-midi d'un jour de concert. Ce que tu en tires : la feuille nomme le poste de secours, son emplacement et la personne qui en répond. Le modèle a une ligne « Poste de secours » dans l'en-tête et une ligne « Responsable des secours » dans les contacts.

L'envoyer à temps, et la tenir à jour

Lulu Événements place la création de la feuille de route, « l'horaire précis de la journée », trois semaines avant l'événement. Le wiki du CNFPT propose d'envoyer le filage « à tous les personnels concernés » en « Semaine -1 ». Le filage est la feuille horaire du jour de concert. La même semaine, il faut compter les personnels présents, pour les passes et les repas. Ce que tu en tires : écris la feuille tôt, envoie une première version à J−7 pour confirmer les repas, puis la version finale la veille. Les chambres se règlent plus tôt : le même wiki fait demander le nombre d'hébergements en « Semaine -12 » et réajuster les chambres en « Semaine -4 ».

Demande une réponse à chacun. Dans le modèle, la ligne d'une personne nommée reste ambre tant que « Confirmé » n'est pas à Oui : les lignes ambre la veille sont des appels à passer en premier. Le rouge l'emporte sur l'ambre : une ligne rouge peut aussi attendre sa confirmation, alors lis la colonne « Confirmé ». Pour un événement de plusieurs jours, fais une feuille par jour, comme le dit le mode d'emploi du modèle. Le fichier n'a pas de champ de version : écris-la dans son nom, par exemple « feuille-de-route-v3-17h30 ». Si un horaire change, renvoie la feuille entière et dis ce qui a changé.

Ce que Squena fait, et ce qu'il ne fait pas

Dans Squena, tu places une personne dans l'équipe d'un événement avec le bouton « Affecter quelqu'un ». Tu choisis la personne, son « Rôle sur cet événement » et, si ses dates diffèrent de celles de l'événement, un « Début du créneau » et une « Fin du créneau ». Sans dates, l'affectation couvre tout l'événement : la carte porte « Toute la durée ». Le fichier de ta feuille de route se dépose comme un document de l'événement : les fichiers Excel et PDF sont acceptés, et il reste rattaché à l'événement.

La limite est nette : les créneaux de Squena se comptent en jours, pas en heures. Squena n'a ni champ d'heure d'arrivée, ni lieu de rendez-vous, ni calcul d'heures sur place, et il n'envoie pas de feuille de route aux intervenants. Garde la feuille dans ton tableur : Squena te dit qui est sur l'événement, dans quel rôle et sur quelles dates.