Appel d'offres événementiel : le lancer, ou y répondre

Prends une consultation à laquelle dix agences répondent, sans présélection ni prime. Chacune y passe en moyenne 70 heures, à 100 € de l'heure : 7 000 € de travail par agence. Une seule gagne, et les neuf autres supportent 63 000 € de coûts. Cet exemple chiffré figure aux pages 16 et 17 des lignes de conduite publiées en avril 2023 par La Filière Communication, pour les marchés publics de communication. Le document précise qu'il a été imaginé par les principaux syndicats professionnels, à partir de leur expérience.

Cet article sert les deux côtés. D'abord toi qui lances la consultation : une entreprise, un organisateur, une collectivité. Ensuite l'agence ou le prestataire qui hésite à y répondre. Il ne liste pas d'appels d'offres en cours, comme le font plusieurs sites de la première page : il dit où l'administration les publie.

Deux régimes coexistent. Entre entreprises privées, la consultation suit les usages du métier. Quand l'acheteur est public, elle suit le Code de la commande publique. Le brief, lui, a son propre article, proposé en fin de page : il détaille ce que tu écris et les six règles de LÉVÉNEMENT. Ici, on suit la procédure.

Le fichier se télécharge sans formulaire. Il t'aide à conduire la consultation ou ta réponse ; pour un marché public, il ne remplace ni le règlement de la consultation ni ton service des marchés.

Privé ou public : deux régimes, pas un

La première question n'est pas le nombre d'agences : c'est qui achète. Le Code de la commande publique vise d'abord les personnes morales de droit public : l'État, une commune, un département, un établissement public. Il vise aussi certaines personnes privées, créées pour un besoin d'intérêt général non industriel ou commercial. Il faut alors qu'un acheteur public les finance en majorité, contrôle leur gestion ou nomme plus de la moitié de leur conseil.

Ce que tu en tires : une règle du Code ne s'applique pas à une consultation entre entreprises privées. Elle peut t'inspirer, elle ne t'oblige pas. À l'inverse, un acheteur public ne peut pas s'en tenir aux usages du métier.

Lancer une consultation privée, étape par étape

D'abord : faut-il un appel d'offres ?

Dans son guide LESSENTIEL, publié en 2022 selon sa page, LÉVÉNEMENT décrit quatre façons de choisir une agence. On peut reconduire l'agence en cours, ou solliciter directement une nouvelle agence pour son expertise ou sa réputation. On peut aussi la sélectionner sur dossier et entretien, ou la retenir par un appel d'offres. Ce que tu en tires : seul le dernier fait travailler plusieurs agences sur ton projet avant de choisir. Garde-le pour un projet qui le justifie.

Le calendrier : compte en semaines

Le guide de 2010 de l'AACC, de l'ANAé et de l'UDA sur la relation entre annonceur et agence en communication événementielle propose un planning indicatif (p. 20). Il est à adapter à l'événement et à la période. Hors présélection, il compte environ deux semaines pour choisir les agences en lice, écrire et valider le brief, et déterminer le budget. Viennent ensuite environ huit semaines de consultation.

• Une semaine pour rencontrer les agences.
• Trois semaines pour qu'elles élaborent leurs propositions.
• Une semaine pour les présentations, l'examen interne et le choix des agences retenues.
• S'il y a un second tour, une à trois semaines pour finaliser propositions et budgets.
• Une semaine pour l'examen interne et le choix final.
• Une semaine pour le contrat.

Le même guide demande à l'annonceur d'indiquer à l'agence la date à laquelle il compte prendre sa décision. Le modèle porte sept dates, de l'envoi du brief à la réponse aux non retenus. Il compte les jours entre l'envoi et la remise, et les passe en ambre sous 21 jours. Ce seuil vient de LÉVÉNEMENT, qui recommande au moins trois semaines : c'est une recommandation de l'association des agences, pas une règle.

Le nombre d'agences : présélectionner, puis faire travailler

LÉVÉNEMENT recommande trois agences au plus, et l'article sur le brief y revient. Les lignes de conduite de La Filière Communication proposent une méthode en deux tours. Le premier présélectionne entre 3 et 5 candidats sur un dossier général : références similaires, équipe, méthode (p. 8). Le second fait travailler, le cas échéant, ces seuls candidats sur un exercice précis, avec une prime pour les non retenus.

Ces lignes sont écrites pour les marchés publics de communication et de création. LÉVÉNEMENT et la direction des affaires juridiques du ministère de l'Économie ont participé à la médiation qui les a produites (p. 23). La Filière Communication écrit sur sa page que leurs principes « peuvent être appliqués pour le secteur privé ». Son calcul d'empreinte carbone compte une journée de travail par agence au premier tour, neuf au second (p. 20). Ce que tu en tires : c'est l'exercice qui coûte, pas le dossier.

Les critères : écris-les et pondère-les avant

Le guide de 2010 conseille une grille d'évaluation des propositions, avec une éventuelle pondération des critères (p. 21). Il cite en exemple la compréhension de la problématique, la pertinence de la réponse et la créativité. Il cite aussi l'optimisation budgétaire et le respect du budget maximum, la compétitivité du prix, la capacité perçue à accompagner l'annonceur. Il ajoute qu'il peut être intéressant de communiquer une grille type dès le lancement (p. 19).

Le modèle part de cinq critères d'exemple : pertinence de l'idée (30 %), références (15 %), équipe proposée (15 %), prix (25 %), planning et méthode (15 %). Tu notes chaque critère de 1 à 5. Le score pondéré fait la moyenne des critères notés, chacun selon son poids. Une agence notée 4, 3, 5, 3 et 4 obtient ainsi 3,75 sur 5.

La soutenance : les mêmes conditions pour tous

LESSENTIEL recommande « une soutenance du projet face aux décisionnaires ». Le guide de 2010 en précise les conditions (p. 20 et 21). Il conseille de recevoir les agences l'une après l'autre, si possible dans la même journée. Les mêmes personnes de ton côté, et au moins le décideur, assistent à chaque séance. « L'ordre des passages peut être tiré au sort. »

Selon ce guide, le temps de chaque agence doit être fixé à l'avance et être le même pour toutes : « en général une heure à une heure et demie ». Tu peux demander à voir l'équipe qui travaillera pour toi. Si tu le demandes, l'agence laisse après sa présentation un document écrit avec sa réponse.

Le choix, et la réponse aux non retenus

Une fois la décision prise, le guide de 2010 veut que toutes les agences soient informées dans les meilleurs délais (p. 21). Le représentant de l'annonceur, écrit-il, « précise autant que possible aux agences non retenues les motifs pour lesquels leurs propositions n'ont pas été choisies ». Il s'aide au besoin des notes de la grille. LESSENTIEL recommande de son côté « un retour oral et argumenté de l'annonceur ».

Le même guide écrit que les propositions et éléments de création présentés « restent la propriété des agences qui n'ont pas été retenues » (p. 18). Si tu veux reprendre une idée d'une agence perdante, il recommande d'en parler avec elle pour trouver un accord. Il recommande aussi d'indemniser les agences non retenues quand la demande impose un travail important. En 2010, il situait souvent cette indemnité entre 2 000 € et 10 000 €. LÉVÉNEMENT recommande lui aussi de prévoir une indemnisation.

Marché public : les seuils en vigueur en 2026

Quand l'acheteur est public, la procédure dépend de la valeur estimée du besoin, hors taxes. Les seuils changent : par décret pour les seuils français, tous les deux ans pour les seuils européens. Ceux qui suivent ont été relus sur Légifrance et sur le site du ministère de l'Économie le 3 octobre 2026. Ils visent les fournitures et les services.

Le premier seuil a bougé cette année. Le décret du 29 décembre 2025 l'a porté de 40 000 € à 60 000 € HT pour les fournitures et les services, à compter du 1er avril 2026. Il vaut pour les consultations engagées à partir de cette date. Sous ce montant, l'acheteur peut passer un marché « sans publicité ni mise en concurrence préalables ». Il doit pourtant veiller à choisir une offre pertinente. Il doit aussi éviter de contracter systématiquement avec un même opérateur quand plusieurs offres peuvent répondre.

Les seuils européens de 2026 et 2027 sont en légère baisse, selon la direction des affaires juridiques du ministère. Pour les fournitures et les services, ils passent de 143 000 € à 140 000 € HT pour l'État et les autres autorités publiques centrales. Ils passent de 221 000 € à 216 000 € HT pour les autres pouvoirs adjudicateurs, dont les collectivités. Le Code les reprend dans un avis publié au Journal officiel du 13 janvier 2026, son annexe 2. Cet avis donne aussi la liste des autorités publiques centrales.

Le seuil se compare à tout le besoin, pas à un devis. Le Code fait compter le montant total des marchés envisagés, avec les options, les reconductions, tous les lots et les primes. Pour des services, il additionne ceux qui sont homogènes ou forment une unité fonctionnelle, quel que soit le nombre de prestataires. Il interdit de scinder les achats pour échapper à ses règles. Ce que tu en tires : avant de comparer une commande à 60 000 €, additionne les prestations de l'événement homogènes ou formant une unité fonctionnelle. Puis demande à ton service des marchés comment il les groupe.

Marché public : l'événement, un service à part

Un point à connaître : l'organisation d'événements fait partie des « services sociaux et autres services spécifiques ». L'avis publié au Journal officiel du 31 mars 2019, annexe 3 du Code, y range les codes 79950000-8 à 79956000-0. Ils couvrent l'organisation d'expositions, de foires, de congrès, de séminaires, d'événements, de festivals, de fêtes et de défilés de mode. Le même avis y range l'hôtellerie, la restauration et le traiteur.

Pour ces services, l'acheteur peut recourir à une procédure adaptée quelle que soit la valeur du besoin. C'est une faculté, pas une obligation. Ils ont aussi leurs propres règles de publicité : un avis au Journal officiel de l'Union européenne dès 750 000 € HT pour un pouvoir adjudicateur, et au-dessous une publicité adaptée au marché. Selon la fiche technique de la direction des affaires juridiques sur les marchés à procédure adaptée (p. 12), la publicité de ces services « demeure adaptée » sous le seuil européen. Son tableau de synthèse ne leur applique pas l'avis obligatoire au BOAMP ou en journal d'annonces légales dès 90 000 €. Cette fiche date du 1er janvier 2020 : son seuil de 40 000 € est devenu 60 000 €. Un marché qui mêle ces services à d'autres suit les règles de la catégorie dont la valeur estimée est la plus élevée. Si l'on ne peut pas la déterminer, ce sont les règles des autres services. Et un marché qui les mêle à des fournitures, comme la location de matériel, est un marché de services si la valeur des services dépasse celle des fournitures.

Marché public : critères, prime et réponse

Dans un appel d'offres au sens du Code, l'acheteur choisit l'offre économiquement la plus avantageuse « sans négociation, sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des candidats ». En procédure formalisée, ces critères sont pondérés, ou classés par ordre décroissant d'importance quand la pondération n'est pas possible pour des raisons objectives. Depuis août 2026, la loi ajoute une exigence pour les marchés publics : « Au moins un de ces critères prend en compte les caractéristiques environnementales de l'offre. »

La loi laissait à un décret le soin de fixer la date, au plus tard cinq ans après sa promulgation en août 2021. Le décret qui l'applique vise les consultations engagées à partir du 21 août 2026 ; Légifrance affiche l'article de loi en « version en vigueur depuis le 22 août 2026 ». Le décret retire aussi au prix la possibilité d'être le critère unique : seul un coût global, qui prend en compte l'environnement, peut l'être. Ce que tu en tires, côté agence : une consultation publique lancée depuis cette date juge aussi ce que ton offre fait pour l'environnement. Prépare des réponses concrètes et vérifiables, pas une déclaration d'intention. Une entreprise privée, elle, n'est pas tenue par cette règle.

Le Code vise les échantillons, maquettes, prototypes et tout document qui permet d'apprécier l'offre, quand l'acheteur les exige. Il ajoute : « Lorsque ces demandes impliquent un investissement significatif pour les soumissionnaires, elles donnent lieu au versement d'une prime. » En juin 2020, la direction des affaires juridiques a rappelé que cela vise essentiellement les prestations intellectuelles. Selon elle, « les créations en design ou en conception graphique sont particulièrement concernées ».

Le montant se lit dans les documents de la consultation, et il est déduit de la rémunération du titulaire du marché. Parmi ses exemples de calcul (p. 9), La Filière Communication propose une prime égale à 80 % du prix estimé de l'exercice demandé. Seuls les candidats qui remettent une réponse conforme y ont droit, selon elle. Elle rappelle aussi (p. 14) qu'une prime ne vaut pas achat des droits de propriété intellectuelle du candidat non retenu.

Enfin, la réponse aux non retenus n'est plus une politesse : « L'acheteur notifie sans délai à chaque candidat ou soumissionnaire concerné sa décision de rejeter sa candidature ou son offre. » En procédure adaptée, le candidat écarté obtient les motifs dans les quinze jours qui suivent la réception de sa demande. En procédure formalisée, la notification donne les motifs du rejet. Après l'attribution, elle donne aussi le nom de l'attributaire, les raisons du choix et la date à partir de laquelle l'acheteur peut signer. Il attend alors au moins onze jours, seize si la notification n'est pas partie par voie électronique.

Marché public : les délais, et où trouver les avis

Les délais de remise ne sont pas libres. En appel d'offres ouvert, le délai minimal est de trente-cinq jours après l'envoi de l'avis. Il descend à trente si les offres peuvent être remises par voie électronique, et plus bas dans quelques cas, comme l'urgence. En procédure adaptée, le Code ne chiffre aucun minimum : l'acheteur tient compte de la complexité du marché et du temps qu'il faut pour préparer une offre.

Où trouver les appels d'offres publics

L'administration les situe à quatre endroits. Le BOAMP, obligatoire au-dessus des seuils européens. Le Journal officiel de l'Union européenne, pour les procédures formalisées. Les journaux d'annonces légales, et le profil d'acheteur, la plateforme où chaque acheteur public publie ses marchés, accessible gratuitement. Elle conseille une veille par zone et par secteur, et signale le portail APProch pour les achats prévus. Pour l'organisation d'événements, la publicité d'un pouvoir adjudicateur est seulement « adaptée » entre 60 000 € et 750 000 € HT : surveille aussi les profils d'acheteur, pas seulement le BOAMP.

Les documents de la consultation sont gratuits. Dès 60 000 € HT depuis le 1er avril 2026, quand un avis est publié, ils sont mis à disposition sur le profil d'acheteur. Cet article, lui, ne liste aucun appel d'offres en cours.

Pour l'agence : y aller ou non, puis répondre

Répondre coûte, l'exemple du début le chiffre. Côté public, l'administration écrit que les documents de la consultation permettent de décider de répondre ou non. Les lignes de conduite ajoutent (p. 11) que les entreprises de communication ont besoin de connaître la perspective économique d'un marché. C'est ce qui leur permet d'évaluer son intérêt, et de décider d'y répondre ou non. La grille du modèle pose huit questions, à cocher Oui, Non ou Inconnu, chacune avec son poids.

• Budget : l'enveloppe annoncée couvre-t-elle ce qu'on aurait à livrer ?
• Calendrier : le temps entre la remise et l'événement permet-il de bien faire ?
• Références : a-t-on déjà fait un événement de ce type, de cette taille ?
• Équipe disponible : les bonnes personnes sont-elles libres aux dates demandées ?
• Mode de choix : les critères, leur poids et le décideur sont-ils connus ?
• Nombre d'agences : sait-on combien concourent, et si l'une est déjà en place ?
• Rémunération : la proposition est-elle payée ou non ?
• Charge de travail : le temps de préparation demandé est-il tenable ?

Un critère « Inconnu » est une question à poser avant la date limite des questions. Le score « y aller » ne décide pas pour toi : il montre la part de ce qui compte qui est déjà acquise.

Pour un marché public, la réponse a toujours deux parties, selon l'administration. La candidature se présente avec le DUME, ou avec les formulaires DC1 et DC2, et parfois DC4. L'offre répond au cahier des charges, en deux volets : technique et financier. Pour une consultation privée, rends ce que le brief demande, pas plus. Dans le modèle, une pièce exigée qui n'est pas prête passe en rouge dès trois jours avant la remise, une fois cette date saisie.

Avant la soutenance, demande combien de temps tu auras et qui sera dans la salle. Après une défaite, demande les motifs. Pour un marché public en procédure adaptée, tu les obtiens dans les quinze jours qui suivent la réception de ta demande. Pour une consultation privée, aucun texte cité ici ne les impose, mais les guides du métier recommandent de les donner.

Ce que Squena fait, et ce qu'il ne fait pas

Squena ne conduit pas un appel d'offres : ni calendrier de consultation, ni critères pondérés, ni notation des propositions, ni soutenance. Il n'aide pas à répondre à un marché public. Il sert à « Consulter des prestataires » sur un besoin. Tu décris ce qu'il faut une fois, et les prochains consultés liront la même description. Le budget ne part que si tu coches « Annoncer le budget prévu ». Chacun reçoit son propre message : « aucun ne voit les autres ».

Chaque prestataire répond par un lien personnel, qui expire seul, au plus tard quatorze jours après l'envoi. Une demande n'a donc pas de date de remise réglable, et Squena ne relance pas seul. Quand la demande est partie par Squena, « Accepter » prévient le prestataire par e-mail que son devis est retenu. « Refuser » l'écarte sans rien lui écrire : la réponse aux non retenus reste à toi.